按照管理权限，教师工作部（人事处）对全校教职工（在编、校聘）因私出入境证照进行统一保管。副科级以上干部交学校党委组织部管理，严禁个人自行保管。
证照集中管理和使用
（一）因私出国（境）审批
教职工因私出国（境）必须进行审批，填写附件1《包头师范学院证件申领及出国（境）审批表》和附件2《因私出国（境）有关提醒注意事项》，按照程序办理相关审批手续。
符合下列特殊情形的，教职工可申请办理因私出国（境）手续。
（一）本人国（境）外的直系亲属病重病危或去世，需探望或处理后事的；
（二）本人是港、澳、台、侨胞或党外干部需探亲的；
（三）以私人身份进行访学、攻读学位、参加学术交流等活动的；
（四）本人配偶在驻外机构工作需要探亲的，直系亲属在国（境）外工作、学习、生活需探亲的；
（五）因病确属需要到国（境）外治疗的；
（六）其他特殊情况。
教职工因私出国(境)探望直系亲属的，须提供亲属在外有效证件复印件（附中文翻译件）、申请人与亲属的关系证明等相关材料；出国（境）留学、参加会议等需提交录取通知、国（境）外邀请信（附中文翻译件）及学习计划或协议等相关材料; 到国（境）外就医的需提供三甲医院诊断证明和境外就医的诊断建议；处理个人事务的必须提供相关有效证明材料。
（二）证照领用
经审批同意因私出国（境）的教职工，持相关审批手续到人事处档案科（勤业楼216室）领取。
（三）证照归还
领取的因私出国（境）证件须妥善保管，在出国（境）归来后10天内，将个人因私出国（境）证照交回教师工作部（人事处）集中保管，若遇寒暑假可顺延至开学后10日内交还。
再次申请因私出国(境)时，按本办法相关程序重新办理审批后领取证件。
新申办、换（补）发因私出国（境）证件的，应在领取新证件后一周内交教师工作部（人事处）管理，并向所在单位备案。
因私出国（境）证件丢失无法交回的，须在第一时间向学校人事部门报告，由本人到公安机关出入境管理部门申请证件作废，并将公安机关出入境管理部门出具的证件作废回执或证明及时交回学校人事部门备案。
